Privacy Policy
Last updated: October 11, 2026
Who we are and what this policy covers
RedSmart Consultants LLC ("RedSmart," "we," "us") makes RedSmart Accounting. RedSmart Accounting is an accounting application for businesses: general ledger, invoicing, bills, expenses, payroll records, projects and time, budgets, reports, document capture, and a portal where an organization's customers and vendors can see invoices and send documents. This policy explains what personal information the app handles, why, who else processes it, and the choices you have.
If you use the app through an organization (for example your employer or a client of RedSmart), that organization controls the business records it puts in the app, including information about its customers, vendors and employees, and decides who may see them. RedSmart processes those records on the organization's behalf to provide the app. Questions about those records are best sent to the organization; we will help it answer.
Information we collect
Account information
- Your name, email address and a secure hash of your password, if you set one.
- Your organization memberships, role and permissions, and preferences such as language and screen layout.
Business records that organizations enter
- Customers, vendors and their contacts (names, email addresses, phone numbers, addresses), and invoices, estimates, bills, purchase orders, payments, products, budgets, bank rules and journal entries.
- Employee and payroll records: employee name and email, pay type and rate, tax filing status, and payroll runs.
- Projects and time entries.
Documents and AI features
- Receipts, bills and invoices you upload for document capture, and invoices vendors send through the portal, with the fields extracted from them and any corrections you make. Portal uploads are checked for malware before they are stored: files vendors attach to a bill are checked by Cloudmersive, and invoices vendors upload for capture by a private scanner RedSmart runs on Cloudflare.
- Questions you ask the in-app AI assistant and its answers.
Portal visitors
- Customers and vendors who use an organization's portal sign in with a one-time code sent to their email. We keep their email address, a hash of the code, session records and the messages they exchange about invoices.
Payments
- When an invoice is sent, a payment request for it is created at Stripe, which handles the payment. We store the payment status, amount and Stripe reference, not card numbers.
Feedback
- If you send a bug report or feature request from the app, we receive your email address, your organization's name, what you wrote, the app version and any screenshot you attach.
Technical information
- Your IP address, browser type and the time of requests, which our hosting provider records to deliver and protect the app, and which we use for rate limits and security logs.
How we use information
We use information to:
- provide the app's features and keep your data available to you and the people you work with;
- sign you in, keep accounts secure, and detect and stop abuse and fraud;
- send invoices, reminders and portal codes to an organization's customers and vendors when the organization asks the app to;
- extract data from documents you upload and answer questions in the AI assistant;
- send the emails the app needs, such as sign-in codes, invitations and notices about your records;
- answer support requests, fix problems and improve the app;
- comply with the law and enforce our terms.
- We do not use your information for advertising, and we do not sell it.
Signing in
You can sign in with your email address and a password (we store only a secure hash of the password, never the password itself), a one-time code we email to you (we store only a hash of the code, and it expires after ten minutes), Continue with Google, or Sign in with Apple. There is no public sign-up: an account exists only when an administrator adds you or you accept an invitation. Google and Apple sign-in work only for an email address that already has an account, so an Apple "Hide My Email" relay address cannot sign in. Password sign-in and code requests are protected by Cloudflare Turnstile.
To protect accounts we keep short-lived security records, such as sign-in attempt counts per email address and per network address, and a session cookie that keeps you signed in.
Service providers that process information
We use these companies to run the app. They process information on our behalf, only to provide their service:
- Cloudflare, Inc. hosts the app and stores its data: it runs the application, keeps the database, uploaded documents and screenshots, and the message queues that connect Accounting with RedSmart Operations, and delivers every page. Cloudflare also runs the Turnstile human check on sign-in forms to keep automated abuse out.
- Resend sends the app's emails (sign-in and portal codes, invoices and reminders to customers, and notifications). It receives the recipient's email address and the content of the message.
- Google, if you choose Continue with Google: Google confirms who you are and shares your name and email address with us. We never receive your Google password.
- Apple, if you choose Sign in with Apple: Apple confirms who you are and shares your email address (and your name, if you allow it). We never receive your Apple ID password.
- Anthropic, PBC provides the AI model behind the AI assistant and document capture (for example the question you ask, the records the assistant looks up to answer it, or the document you upload). When you use those features, the content involved is sent to Anthropic to produce the result, and Anthropic handles it under its commercial terms for business customers. AI results are suggestions: a person reviews them before anything is saved.
- Stripe, Inc., for card and bank payment of invoices: when an invoice is sent, a payment request is created at Stripe with the invoice amount, currency and RedSmart's invoice and company identifiers. Stripe collects and processes the payer's card or bank details itself. We receive only the payment status, amount and Stripe reference, never full card numbers.
- GitHub, where RedSmart tracks the bug reports and feature requests you send from the app. A report, including your email address, organization name and any screenshot link, is filed in RedSmart's issue tracker and may be reviewed by our staff and the software tools we use to fix problems.
- Cloudmersive scans files that vendors attach to a bill they enter in the portal for viruses before they are stored. It receives the uploaded file only to scan it.
Who can see your information
- People in your organization see the records their role and permissions allow. Administrators manage roles and access.
- Portal visitors see only what the organization shares with them, such as their own invoices.
- If your organization also uses RedSmart Operations or RedSmart One, the same records are shown there to the same people, and linked details (such as vendor links and purchase-order information) pass between Accounting and Operations.
- RedSmart staff access data only when needed to provide support you request, keep the service secure, or meet legal obligations.
Cookies and storage on your device
- A session cookie keeps you signed in and is required for the app to work. Sign-in also uses short-lived cookies to protect the Google or Apple sign-in flow.
- A language cookie (rs_locale) and your browser's local storage remember choices such as English or Spanish and display preferences.
- Cloudflare Turnstile may use what it needs in your browser to tell people from bots on sign-in forms.
- We do not use advertising or analytics cookies. Because these cookies are needed for the app to work, there is no cookie banner; you can clear them in your browser, but you will be signed out.
How long we keep information, and deletion
- Account information is kept while your account is active. An organization's records are kept while the organization uses the app; accounting and payroll records are often subject to legal retention periods, which the organization decides.
- Uploaded documents are kept until they or their records are deleted. To close an account or delete an organization's data, an administrator can write to support@redsmartcorp.com.
- Sign-in codes expire after ten minutes, and sign-in attempt counters are kept only for short periods.
- Deleted information may remain in backups and logs for a limited time before it is overwritten, and we may keep information longer when the law requires it or to resolve disputes.
Security
We protect information in transit with encryption (HTTPS), limit access to the people and systems that need it, hash passwords and sign-in codes, and rate-limit sign-in. No system is perfectly secure, so please use a strong, unique password and tell us right away at support@redsmartcorp.com if you think your account has been misused.
Your choices and rights
You can ask us to access, correct, export or delete personal information we hold about you, and you can withdraw a permission (such as a connected calendar or a sign-in provider) at any time. Depending on where you live, you may have additional rights under local law. Email support@redsmartcorp.com from the address on your account; we may need to confirm your identity before acting, and we will answer within a reasonable time. If your information is in the app because an organization or another person added it, we may refer your request to them, and we will help them respond.
We do not sell your information
We do not sell personal information, we do not share it for targeted advertising, and the app does not show ads or use advertising or analytics trackers.
Children
RedSmart Accounting is not directed to children under 13, and we do not knowingly collect personal information from children under 13. If you believe a child under 13 has given us personal information, contact us and we will delete it.
Where information is processed
RedSmart is based in the United States. Our service providers may process information in the United States and in other countries where they operate. We share information with them only so they can provide their service to us.
Other disclosures
We may disclose information if the law requires it, to protect the rights, safety or property of our users, RedSmart or others, or as part of a merger, acquisition or sale of assets, in which case this policy will continue to apply to the information transferred.
Changes to this policy
We may update this policy as the app changes. We will change the date at the top, and if a change is significant we will tell you in the app or by email before it takes effect.
Contact
RedSmart Consultants LLC. For privacy questions or data requests, write to support@redsmartcorp.com.
Política de privacidad
Última actualización: 11 de octubre de 2026
Quiénes somos y qué cubre esta política
RedSmart Consultants LLC ("RedSmart" o "nosotros") desarrolla RedSmart Accounting. RedSmart Accounting es una aplicación de contabilidad para empresas: libro mayor, facturación, cuentas por pagar, gastos, registros de nómina, proyectos y tiempo, presupuestos, reportes, captura de documentos y un portal donde los clientes y proveedores de una organización pueden ver facturas y enviar documentos. Esta política explica qué información personal maneja la aplicación, para qué, quién más la procesa y qué opciones tiene usted.
Si usa la aplicación a través de una organización (por ejemplo, su empleador o un cliente de RedSmart), esa organización controla los registros de negocio que pone en la aplicación, incluida la información sobre sus clientes, proveedores y empleados, y decide quién puede verlos. RedSmart procesa esos registros en nombre de la organización para prestar la aplicación. Las preguntas sobre esos registros conviene enviarlas a la organización; nosotros le ayudaremos a responder.
Información que recopilamos
Información de la cuenta
- Su nombre, su correo electrónico y un hash seguro de su contraseña, si la define.
- Sus membresías en organizaciones, su rol y sus permisos, y preferencias como el idioma y la disposición de las pantallas.
Registros de negocio que ingresan las organizaciones
- Clientes, proveedores y sus contactos (nombres, correos, teléfonos, direcciones), y facturas, cotizaciones, cuentas por pagar, órdenes de compra, pagos, productos, presupuestos, reglas bancarias y asientos contables.
- Registros de empleados y nómina: nombre y correo del empleado, tipo y tarifa de pago, estado civil para efectos fiscales y corridas de nómina.
- Proyectos y registros de tiempo.
Documentos y funciones de IA
- Recibos, cuentas y facturas que usted sube para la captura de documentos, y las facturas que los proveedores envían por el portal, con los campos extraídos y las correcciones que usted haga. Las cargas del portal se revisan contra software malicioso antes de guardarse: los archivos que los proveedores adjuntan a una cuenta por pagar los revisa Cloudmersive, y las facturas que los proveedores suben para captura, un escáner privado que RedSmart opera en Cloudflare.
- Las preguntas que hace al asistente de IA de la aplicación y sus respuestas.
Visitantes del portal
- Los clientes y proveedores que usan el portal de una organización inician sesión con un código de un solo uso enviado a su correo. Guardamos su correo, un hash del código, registros de sesión y los mensajes que intercambian sobre facturas.
Pagos
- Cuando se envía una factura, se crea para ella una solicitud de pago en Stripe, que maneja el pago. Guardamos el estado del pago, el monto y la referencia de Stripe, no números de tarjeta.
Comentarios
- Si envía un reporte de error o una solicitud de función desde la aplicación, recibimos su correo, el nombre de su organización, lo que escribió, la versión de la aplicación y cualquier captura de pantalla que adjunte.
Información técnica
- Su dirección IP, el tipo de navegador y la hora de las solicitudes, que nuestro proveedor de alojamiento registra para entregar y proteger la aplicación, y que usamos para límites de uso y registros de seguridad.
Cómo usamos la información
Usamos la información para:
- ofrecer las funciones de la aplicación y mantener sus datos disponibles para usted y las personas con quienes trabaja;
- iniciar su sesión, mantener seguras las cuentas, y detectar y detener el abuso y el fraude;
- enviar facturas, recordatorios y códigos del portal a los clientes y proveedores de una organización cuando la organización lo solicita en la aplicación;
- extraer datos de los documentos que sube y responder preguntas en el asistente de IA;
- enviar los correos que la aplicación necesita, como códigos de inicio de sesión, invitaciones y avisos sobre sus registros;
- atender solicitudes de soporte, corregir problemas y mejorar la aplicación;
- cumplir la ley y hacer cumplir nuestros términos.
- No usamos su información para publicidad y no la vendemos.
Inicio de sesión
Puede iniciar sesión con su correo electrónico y una contraseña (guardamos solo un hash seguro de la contraseña, nunca la contraseña misma), un código de un solo uso que le enviamos por correo (guardamos solo un hash del código, que vence a los diez minutos), Continuar con Google o Iniciar sesión con Apple. No hay registro público: una cuenta existe solo cuando un administrador lo agrega o usted acepta una invitación. El inicio de sesión con Google y con Apple funciona solo con un correo que ya tiene cuenta, así que una dirección de reenvío de "Ocultar mi correo" de Apple no puede iniciar sesión. El inicio de sesión con contraseña y la solicitud de códigos están protegidos por Cloudflare Turnstile.
Para proteger las cuentas guardamos registros de seguridad de corta duración, como el número de intentos de inicio de sesión por correo y por dirección de red, y una cookie de sesión que mantiene su sesión iniciada.
Proveedores que procesan información
Usamos estas empresas para operar la aplicación. Procesan información en nuestro nombre, solo para prestar su servicio:
- Cloudflare, Inc. aloja la aplicación y guarda sus datos: ejecuta la aplicación, mantiene la base de datos, los documentos y capturas de pantalla subidos, y las colas de mensajes que conectan Accounting con RedSmart Operations y entrega cada página. Cloudflare también ejecuta la verificación humana Turnstile en los formularios de inicio de sesión para frenar el abuso automatizado.
- Resend envía los correos de la aplicación (códigos de inicio de sesión y del portal, facturas y recordatorios a clientes, y notificaciones). Recibe la dirección de correo del destinatario y el contenido del mensaje.
- Google, si elige Continuar con Google: Google confirma su identidad y nos comparte su nombre y su correo electrónico. Nunca recibimos su contraseña de Google.
- Apple, si elige Iniciar sesión con Apple: Apple confirma su identidad y nos comparte su correo electrónico (y su nombre, si usted lo permite). Nunca recibimos la contraseña de su Apple ID.
- Anthropic, PBC proporciona el modelo de IA detrás de el asistente de IA y la captura de documentos (por ejemplo, la pregunta que hace, los registros que el asistente consulta para responder o el documento que sube). Cuando usted usa esas funciones, el contenido correspondiente se envía a Anthropic para producir el resultado, y Anthropic lo trata conforme a sus términos comerciales para clientes empresariales. Los resultados de la IA son sugerencias: una persona los revisa antes de guardar algo.
- Stripe, Inc., para el pago de facturas con tarjeta o banco: cuando se envía una factura, se crea una solicitud de pago en Stripe con el monto, la moneda y los identificadores de factura y de empresa de RedSmart. Stripe recopila y procesa directamente los datos de tarjeta o bancarios de quien paga. Nosotros recibimos solo el estado del pago, el monto y la referencia de Stripe, nunca números completos de tarjeta.
- GitHub, donde RedSmart da seguimiento a los reportes de errores y solicitudes de funciones que usted envía desde la aplicación. El reporte, con su correo, el nombre de su organización y el enlace a cualquier captura de pantalla, se registra en el sistema de seguimiento de RedSmart y puede ser revisado por nuestro personal y por las herramientas de software que usamos para corregir problemas.
- Cloudmersive revisa contra virus los archivos que los proveedores adjuntan a una cuenta por pagar que ingresan en el portal, antes de guardarlos. Recibe el archivo solo para revisarlo.
Quién puede ver su información
- Las personas de su organización ven los registros que su rol y sus permisos permiten. Los administradores gestionan los roles y el acceso.
- Los visitantes del portal ven solo lo que la organización comparte con ellos, como sus propias facturas.
- Si su organización también usa RedSmart Operations o RedSmart One, los mismos registros se muestran allí a las mismas personas, y ciertos datos vinculados (como enlaces de proveedores e información de órdenes de compra) pasan entre Accounting y Operations.
- El personal de RedSmart accede a los datos solo cuando es necesario para dar el soporte que usted solicita, mantener la seguridad del servicio o cumplir obligaciones legales.
Cookies y almacenamiento en su dispositivo
- Una cookie de sesión mantiene su sesión iniciada y es necesaria para que la aplicación funcione. El inicio de sesión también usa cookies de corta duración para proteger el flujo de inicio de sesión con Google o Apple.
- Una cookie de idioma (rs_locale) y el almacenamiento local de su navegador recuerdan opciones como inglés o español y preferencias de visualización.
- Cloudflare Turnstile puede usar lo que necesite en su navegador para distinguir personas de bots en los formularios de inicio de sesión.
- No usamos cookies de publicidad ni de analítica. Como estas cookies son necesarias para que la aplicación funcione, no hay un aviso de cookies; puede borrarlas en su navegador, pero se cerrará su sesión.
Cuánto tiempo guardamos la información y cómo se elimina
- La información de la cuenta se conserva mientras su cuenta esté activa. Los registros de una organización se conservan mientras la organización use la aplicación; los registros contables y de nómina suelen estar sujetos a plazos legales de conservación, que decide la organización.
- Los documentos subidos se conservan hasta que se eliminen ellos o sus registros. Para cerrar una cuenta o eliminar los datos de una organización, un administrador puede escribir a support@redsmartcorp.com.
- Los códigos de inicio de sesión vencen a los diez minutos, y los contadores de intentos se guardan solo por periodos cortos.
- La información eliminada puede quedar en copias de seguridad y registros por un tiempo limitado antes de sobrescribirse, y podemos conservarla más tiempo cuando la ley lo exija o para resolver disputas.
Seguridad
Protegemos la información en tránsito con cifrado (HTTPS), limitamos el acceso a las personas y sistemas que la necesitan, guardamos las contraseñas y los códigos de inicio de sesión como hash y limitamos los intentos de inicio de sesión. Ningún sistema es perfectamente seguro, así que use una contraseña fuerte y única, y avísenos de inmediato a support@redsmartcorp.com si cree que alguien usó su cuenta indebidamente.
Sus opciones y derechos
Puede pedirnos acceder, corregir, exportar o eliminar la información personal que tenemos sobre usted, y puede retirar un permiso (como un calendario conectado o un proveedor de inicio de sesión) en cualquier momento. Según dónde viva, la ley local puede darle derechos adicionales. Escriba a support@redsmartcorp.com desde el correo de su cuenta; es posible que necesitemos confirmar su identidad antes de actuar, y responderemos en un plazo razonable. Si su información está en la aplicación porque una organización u otra persona la agregó, podemos remitir su solicitud a ellos, y les ayudaremos a responder.
No vendemos su información
No vendemos información personal, no la compartimos para publicidad dirigida, y la aplicación no muestra anuncios ni usa rastreadores de publicidad o de analítica.
Niños
RedSmart Accounting no está dirigida a menores de 13 años, y no recopilamos a sabiendas información personal de menores de 13 años. Si cree que un menor de 13 años nos dio información personal, contáctenos y la eliminaremos.
Dónde se procesa la información
RedSmart tiene su sede en los Estados Unidos. Nuestros proveedores pueden procesar información en los Estados Unidos y en otros países donde operan. Compartimos información con ellos solo para que nos presten su servicio.
Otras divulgaciones
Podemos divulgar información si la ley lo exige, para proteger los derechos, la seguridad o los bienes de nuestros usuarios, de RedSmart o de terceros, o como parte de una fusión, adquisición o venta de activos, en cuyo caso esta política seguirá aplicándose a la información transferida.
Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política a medida que cambie la aplicación. Cambiaremos la fecha de arriba y, si el cambio es importante, se lo diremos en la aplicación o por correo antes de que entre en vigor.
Contacto
RedSmart Consultants LLC. Para preguntas de privacidad o solicitudes sobre sus datos, escriba a support@redsmartcorp.com.
