Privacy Policy
Last updated: October 11, 2026
Who we are and what this policy covers
RedSmart Consultants LLC ("RedSmart," "we," "us") makes RedSmart Travel. RedSmart Travel is a travel workspace for a business, family or team: trips, flights, lodging, activities, travelers, travel spending and the cards used to pay. This policy explains what personal information the app handles, why, who else processes it, and the choices you have.
The owner of a workspace controls the travel records in it, including information about the travelers, and decides who may see them. RedSmart processes those records on the workspace's behalf to provide the app.
Information we collect
Account information
- Your name, email address, a secure hash of your password if you set one, your role in the workspace, and the traveler profile your account is linked to.
- Single-use links for setting up an account, resetting a password or changing an email address, stored only as hashes.
Traveler information
- Full name, email, phone, date of birth, home city and notes.
- Travel documents and programs: passport number, issuing country and expiry date, known traveler and redress numbers, and loyalty and frequent-flyer numbers.
Trips and spending
- Trips, flights, lodging and activities, with booking references, ticket numbers, seats, fares and check-in status for each traveler.
- Expenses and the receipts and documents you upload.
- Payment methods, described by a label, issuer, type and last four digits only. The app does not ask for or store full card numbers.
AI features
- Itineraries, confirmations and receipts you give AI capture, the proposals it makes, and questions you ask the AI assistant.
Activity and technical information
- An audit history of changes to records (who changed what, and when).
- Your IP address, browser type and the time of requests, which our hosting provider records to deliver and protect the app, and which we use for rate limits and security logs.
How we use information
We use information to:
- provide the app's features and keep your data available to you and the people you work with;
- sign you in, keep accounts secure, and detect and stop abuse and fraud;
- turn itineraries and receipts into proposed trips, bookings and expenses for you to review, and answer questions in the AI assistant;
- show reminders in the app, such as passports that are about to expire;
- send the emails the app needs, such as sign-in codes, invitations and notices about your records;
- answer support requests, fix problems and improve the app;
- comply with the law and enforce our terms.
- We do not use your information for advertising, and we do not sell it.
Signing in
You can sign in with your email address and a password (we store only a secure hash of the password, never the password itself), a one-time code we email to you (we store only a hash of the code, and it expires after ten minutes), Continue with Google, or Sign in with Apple. There is no public sign-up: an account exists only when an administrator adds you or you accept an invitation. Google and Apple sign-in work only for an email address that already has an account, so an Apple "Hide My Email" relay address cannot sign in. Password sign-in and code requests are protected by Cloudflare Turnstile.
To protect accounts we keep short-lived security records, such as sign-in attempt counts per email address and per network address, and a session cookie that keeps you signed in.
Service providers that process information
We use these companies to run the app. They process information on our behalf, only to provide their service:
- Cloudflare, Inc. hosts the app and stores its data: it runs the application, keeps the database, uploaded documents and the queue that processes AI capture, and delivers every page. Cloudflare also runs the Turnstile human check on sign-in forms to keep automated abuse out.
- Resend sends the app's emails (sign-in codes, account setup links and notices). It receives the recipient's email address and the content of the message.
- Google, if you choose Continue with Google: Google confirms who you are and shares your name and email address with us. We never receive your Google password.
- Apple, if you choose Sign in with Apple: Apple confirms who you are and shares your email address (and your name, if you allow it). We never receive your Apple ID password.
- Anthropic, PBC provides the AI model behind AI capture, the AI assistant and the assisted lookup of reference data such as airports and cities (for example the itinerary or receipt you submit, or your question and the records needed to answer it). When you use those features, the content involved is sent to Anthropic to produce the result, and Anthropic handles it under its commercial terms for business customers. AI results are suggestions: a person reviews them before anything is saved.
Who can see your information
- People in the workspace see records according to their role (Owner, Member or Viewer). Owners manage who has access.
- Traveler details, including passport and loyalty numbers, are visible to workspace members who can see that traveler. Enter them only for travelers who have agreed.
- RedSmart staff access data only when needed to provide support you request, keep the service secure, or meet legal obligations.
Cookies and storage on your device
- A session cookie keeps you signed in and is required for the app to work. Sign-in also uses short-lived cookies to protect the Google or Apple sign-in flow.
- A language cookie (rs_locale) and your browser's local storage remember choices such as English or Spanish and display preferences.
- Cloudflare Turnstile may use what it needs in your browser to tell people from bots on sign-in forms.
- We do not use advertising or analytics cookies. Because these cookies are needed for the app to work, there is no cookie banner; you can clear them in your browser, but you will be signed out.
How long we keep information, and deletion
- Workspace records and uploads are kept until they are deleted or the workspace closes. Account information is kept while the account is active.
- An Owner can deactivate a member. To delete an account, a traveler or a whole workspace, write to support@redsmartcorp.com.
- Sign-in codes expire after ten minutes, and sign-in attempt counters are kept only for short periods.
- Deleted information may remain in backups and logs for a limited time before it is overwritten, and we may keep information longer when the law requires it or to resolve disputes.
Security
We protect information in transit with encryption (HTTPS), limit access to the people and systems that need it, hash passwords and sign-in codes, and rate-limit sign-in. No system is perfectly secure, so please use a strong, unique password and tell us right away at support@redsmartcorp.com if you think your account has been misused.
Your choices and rights
You can ask us to access, correct, export or delete personal information we hold about you, and you can withdraw a permission (such as a connected calendar or a sign-in provider) at any time. Depending on where you live, you may have additional rights under local law. Email support@redsmartcorp.com from the address on your account; we may need to confirm your identity before acting, and we will answer within a reasonable time. If your information is in the app because an organization or another person added it, we may refer your request to them, and we will help them respond.
We do not sell your information
We do not sell personal information, we do not share it for targeted advertising, and the app does not show ads or use advertising or analytics trackers.
Children
RedSmart Travel is not directed to children under 13, and we do not knowingly collect personal information from children under 13. If you believe a child under 13 has given us personal information, contact us and we will delete it.
Where information is processed
RedSmart is based in the United States. Our service providers may process information in the United States and in other countries where they operate. We share information with them only so they can provide their service to us.
Other disclosures
We may disclose information if the law requires it, to protect the rights, safety or property of our users, RedSmart or others, or as part of a merger, acquisition or sale of assets, in which case this policy will continue to apply to the information transferred.
Changes to this policy
We may update this policy as the app changes. We will change the date at the top, and if a change is significant we will tell you in the app or by email before it takes effect.
Contact
RedSmart Consultants LLC. For privacy questions or data requests, write to support@redsmartcorp.com.
Política de privacidad
Última actualización: 11 de octubre de 2026
Quiénes somos y qué cubre esta política
RedSmart Consultants LLC ("RedSmart" o "nosotros") desarrolla RedSmart Travel. RedSmart Travel es un espacio de trabajo de viajes para una empresa, una familia o un equipo: viajes, vuelos, hospedaje, actividades, viajeros, gastos de viaje y las tarjetas usadas para pagar. Esta política explica qué información personal maneja la aplicación, para qué, quién más la procesa y qué opciones tiene usted.
El propietario de un espacio de trabajo controla los registros de viaje que contiene, incluida la información sobre los viajeros, y decide quién puede verlos. RedSmart procesa esos registros en nombre del espacio de trabajo para prestar la aplicación.
Información que recopilamos
Información de la cuenta
- Su nombre, su correo electrónico, un hash seguro de su contraseña si la define, su rol en el espacio de trabajo y el perfil de viajero vinculado a su cuenta.
- Enlaces de un solo uso para configurar una cuenta, restablecer una contraseña o cambiar un correo, guardados solo como hash.
Información de los viajeros
- Nombre completo, correo, teléfono, fecha de nacimiento, ciudad de residencia y notas.
- Documentos y programas de viaje: número de pasaporte, país emisor y fecha de vencimiento, números de viajero conocido y de reclamación (redress), y números de programas de lealtad y de viajero frecuente.
Viajes y gastos
- Viajes, vuelos, hospedajes y actividades, con referencias de reserva, números de boleto, asientos, tarifas y estado de registro de cada viajero.
- Gastos y los recibos y documentos que usted sube.
- Métodos de pago, descritos solo con un nombre, el emisor, el tipo y los últimos cuatro dígitos. La aplicación no pide ni guarda números completos de tarjeta.
Funciones de IA
- Los itinerarios, confirmaciones y recibos que entrega a la captura con IA, las propuestas que genera y las preguntas que hace al asistente de IA.
Actividad e información técnica
- Un historial de auditoría de los cambios a los registros (quién cambió qué y cuándo).
- Su dirección IP, el tipo de navegador y la hora de las solicitudes, que nuestro proveedor de alojamiento registra para entregar y proteger la aplicación, y que usamos para límites de uso y registros de seguridad.
Cómo usamos la información
Usamos la información para:
- ofrecer las funciones de la aplicación y mantener sus datos disponibles para usted y las personas con quienes trabaja;
- iniciar su sesión, mantener seguras las cuentas, y detectar y detener el abuso y el fraude;
- convertir itinerarios y recibos en viajes, reservas y gastos propuestos para que usted los revise, y responder preguntas en el asistente de IA;
- mostrar recordatorios en la aplicación, como pasaportes por vencer;
- enviar los correos que la aplicación necesita, como códigos de inicio de sesión, invitaciones y avisos sobre sus registros;
- atender solicitudes de soporte, corregir problemas y mejorar la aplicación;
- cumplir la ley y hacer cumplir nuestros términos.
- No usamos su información para publicidad y no la vendemos.
Inicio de sesión
Puede iniciar sesión con su correo electrónico y una contraseña (guardamos solo un hash seguro de la contraseña, nunca la contraseña misma), un código de un solo uso que le enviamos por correo (guardamos solo un hash del código, que vence a los diez minutos), Continuar con Google o Iniciar sesión con Apple. No hay registro público: una cuenta existe solo cuando un administrador lo agrega o usted acepta una invitación. El inicio de sesión con Google y con Apple funciona solo con un correo que ya tiene cuenta, así que una dirección de reenvío de "Ocultar mi correo" de Apple no puede iniciar sesión. El inicio de sesión con contraseña y la solicitud de códigos están protegidos por Cloudflare Turnstile.
Para proteger las cuentas guardamos registros de seguridad de corta duración, como el número de intentos de inicio de sesión por correo y por dirección de red, y una cookie de sesión que mantiene su sesión iniciada.
Proveedores que procesan información
Usamos estas empresas para operar la aplicación. Procesan información en nuestro nombre, solo para prestar su servicio:
- Cloudflare, Inc. aloja la aplicación y guarda sus datos: ejecuta la aplicación, mantiene la base de datos, los documentos subidos y la cola que procesa la captura con IA y entrega cada página. Cloudflare también ejecuta la verificación humana Turnstile en los formularios de inicio de sesión para frenar el abuso automatizado.
- Resend envía los correos de la aplicación (códigos de inicio de sesión, enlaces para configurar la cuenta y avisos). Recibe la dirección de correo del destinatario y el contenido del mensaje.
- Google, si elige Continuar con Google: Google confirma su identidad y nos comparte su nombre y su correo electrónico. Nunca recibimos su contraseña de Google.
- Apple, si elige Iniciar sesión con Apple: Apple confirma su identidad y nos comparte su correo electrónico (y su nombre, si usted lo permite). Nunca recibimos la contraseña de su Apple ID.
- Anthropic, PBC proporciona el modelo de IA detrás de la captura con IA, el asistente de IA y la búsqueda asistida de datos de referencia como aeropuertos y ciudades (por ejemplo, el itinerario o recibo que envía, o su pregunta y los registros necesarios para responderla). Cuando usted usa esas funciones, el contenido correspondiente se envía a Anthropic para producir el resultado, y Anthropic lo trata conforme a sus términos comerciales para clientes empresariales. Los resultados de la IA son sugerencias: una persona los revisa antes de guardar algo.
Quién puede ver su información
- Las personas del espacio de trabajo ven los registros según su rol (Propietario, Miembro u Observador). Los propietarios gestionan quién tiene acceso.
- Los datos de los viajeros, incluidos los números de pasaporte y de lealtad, son visibles para los miembros del espacio que pueden ver a ese viajero. Ingréselos solo para viajeros que hayan dado su consentimiento.
- El personal de RedSmart accede a los datos solo cuando es necesario para dar el soporte que usted solicita, mantener la seguridad del servicio o cumplir obligaciones legales.
Cookies y almacenamiento en su dispositivo
- Una cookie de sesión mantiene su sesión iniciada y es necesaria para que la aplicación funcione. El inicio de sesión también usa cookies de corta duración para proteger el flujo de inicio de sesión con Google o Apple.
- Una cookie de idioma (rs_locale) y el almacenamiento local de su navegador recuerdan opciones como inglés o español y preferencias de visualización.
- Cloudflare Turnstile puede usar lo que necesite en su navegador para distinguir personas de bots en los formularios de inicio de sesión.
- No usamos cookies de publicidad ni de analítica. Como estas cookies son necesarias para que la aplicación funcione, no hay un aviso de cookies; puede borrarlas en su navegador, pero se cerrará su sesión.
Cuánto tiempo guardamos la información y cómo se elimina
- Los registros y archivos del espacio de trabajo se conservan hasta que se eliminen o el espacio se cierre. La información de la cuenta se conserva mientras la cuenta esté activa.
- Un Propietario puede desactivar a un miembro. Para eliminar una cuenta, un viajero o todo un espacio de trabajo, escriba a support@redsmartcorp.com.
- Los códigos de inicio de sesión vencen a los diez minutos, y los contadores de intentos se guardan solo por periodos cortos.
- La información eliminada puede quedar en copias de seguridad y registros por un tiempo limitado antes de sobrescribirse, y podemos conservarla más tiempo cuando la ley lo exija o para resolver disputas.
Seguridad
Protegemos la información en tránsito con cifrado (HTTPS), limitamos el acceso a las personas y sistemas que la necesitan, guardamos las contraseñas y los códigos de inicio de sesión como hash y limitamos los intentos de inicio de sesión. Ningún sistema es perfectamente seguro, así que use una contraseña fuerte y única, y avísenos de inmediato a support@redsmartcorp.com si cree que alguien usó su cuenta indebidamente.
Sus opciones y derechos
Puede pedirnos acceder, corregir, exportar o eliminar la información personal que tenemos sobre usted, y puede retirar un permiso (como un calendario conectado o un proveedor de inicio de sesión) en cualquier momento. Según dónde viva, la ley local puede darle derechos adicionales. Escriba a support@redsmartcorp.com desde el correo de su cuenta; es posible que necesitemos confirmar su identidad antes de actuar, y responderemos en un plazo razonable. Si su información está en la aplicación porque una organización u otra persona la agregó, podemos remitir su solicitud a ellos, y les ayudaremos a responder.
No vendemos su información
No vendemos información personal, no la compartimos para publicidad dirigida, y la aplicación no muestra anuncios ni usa rastreadores de publicidad o de analítica.
Niños
RedSmart Travel no está dirigida a menores de 13 años, y no recopilamos a sabiendas información personal de menores de 13 años. Si cree que un menor de 13 años nos dio información personal, contáctenos y la eliminaremos.
Dónde se procesa la información
RedSmart tiene su sede en los Estados Unidos. Nuestros proveedores pueden procesar información en los Estados Unidos y en otros países donde operan. Compartimos información con ellos solo para que nos presten su servicio.
Otras divulgaciones
Podemos divulgar información si la ley lo exige, para proteger los derechos, la seguridad o los bienes de nuestros usuarios, de RedSmart o de terceros, o como parte de una fusión, adquisición o venta de activos, en cuyo caso esta política seguirá aplicándose a la información transferida.
Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política a medida que cambie la aplicación. Cambiaremos la fecha de arriba y, si el cambio es importante, se lo diremos en la aplicación o por correo antes de que entre en vigor.
Contacto
RedSmart Consultants LLC. Para preguntas de privacidad o solicitudes sobre sus datos, escriba a support@redsmartcorp.com.
