Privacy Policy
Last updated: October 11, 2026
Who we are and what this policy covers
RedSmart Consultants LLC ("RedSmart," "we," "us") makes RedSmart One. RedSmart One is a single place to work in RedSmart Accounting and RedSmart Operations. It shows each person the organizations and records they already have access to in those apps, and adds shared tools such as document capture and approval workflow settings. This policy explains what personal information the app handles, why, who else processes it, and the choices you have.
If you use the app through an organization (for example your employer or a client of RedSmart), that organization controls the business records it puts in the app, including information about its customers, vendors and employees, and decides who may see them. RedSmart processes those records on the organization's behalf to provide the app. Questions about those records are best sent to the organization; we will help it answer.
Information we collect
Account information
- RedSmart One does not create accounts. You sign in with your RedSmart Accounting or RedSmart Operations account, so One reads your name, email, password hash, organization memberships and permissions from those apps.
- One keeps its own sign-in codes (as hashes) and sign-in attempt counters.
Business records
- One shows the Accounting and Operations records your permissions allow; the Accounting and Operations privacy policies describe those records. One reads them and does not change them.
Document capture and workflows
- Where document capture is turned on for your organization: the documents you upload, the fields extracted from them, your confirmations and corrections, and a history of capture events.
- Approval policies and workflow settings your organization defines, and who changed them.
Technical information
- Your IP address, browser type and the time of requests, which our hosting provider records to deliver and protect the app, and which we use for rate limits and security logs.
How we use information
We use information to:
- provide the app's features and keep your data available to you and the people you work with;
- sign you in, keep accounts secure, and detect and stop abuse and fraud;
- extract data from documents you upload for capture;
- send the emails the app needs, such as sign-in codes, invitations and notices about your records;
- answer support requests, fix problems and improve the app;
- comply with the law and enforce our terms.
- We do not use your information for advertising, and we do not sell it.
Signing in
You can sign in with your email address and a password (we store only a secure hash of the password, never the password itself), a one-time code we email to you (we store only a hash of the code, and it expires after ten minutes), Continue with Google, or Sign in with Apple. Only people who already have an Accounting or Operations account can sign in; Google and Apple sign-in work only for an email address that has such an account, so an Apple "Hide My Email" relay address cannot sign in. Password resets happen in Accounting or Operations. Password sign-in and code requests are protected by Cloudflare Turnstile.
To protect accounts we keep short-lived security records, such as sign-in attempt counts per email address and per network address, and a session cookie that keeps you signed in.
Service providers that process information
We use these companies to run the app. They process information on our behalf, only to provide their service:
- Cloudflare, Inc. hosts the app and stores its data: it runs the application, keeps the database, uploaded capture documents and the queue that processes them, and delivers every page. Cloudflare also runs the Turnstile human check on sign-in forms to keep automated abuse out.
- Resend sends the app's emails (sign-in codes). It receives the recipient's email address and the content of the message.
- Google, if you choose Continue with Google: Google confirms who you are and shares your name and email address with us. We never receive your Google password.
- Apple, if you choose Sign in with Apple: Apple confirms who you are and shares your email address (and your name, if you allow it). We never receive your Apple ID password.
- Anthropic, PBC provides the AI model behind document capture, where it is turned on (the document you upload is sent to extract its fields). When you use those features, the content involved is sent to Anthropic to produce the result, and Anthropic handles it under its commercial terms for business customers. AI results are suggestions: a person reviews them before anything is saved.
Who can see your information
- You see only the organizations and records your Accounting and Operations memberships and permissions allow.
- Capture documents and workflow settings are visible to the people in your organization who are allowed to use them.
- RedSmart staff access data only when needed to provide support you request, keep the service secure, or meet legal obligations.
Cookies and storage on your device
- A session cookie keeps you signed in and is required for the app to work. Sign-in also uses short-lived cookies to protect the Google or Apple sign-in flow.
- A language cookie (rs_locale) and your browser's local storage remember choices such as English or Spanish and display preferences.
- Cloudflare Turnstile may use what it needs in your browser to tell people from bots on sign-in forms.
- We do not use advertising or analytics cookies. Because these cookies are needed for the app to work, there is no cookie banner; you can clear them in your browser, but you will be signed out.
How long we keep information, and deletion
- Your account lives in Accounting or Operations and follows their retention. Capture documents and workflow settings are kept while your organization uses them, until they are deleted. To delete them, an administrator can write to support@redsmartcorp.com.
- Sign-in codes expire after ten minutes, and sign-in attempt counters are kept only for short periods.
- Deleted information may remain in backups and logs for a limited time before it is overwritten, and we may keep information longer when the law requires it or to resolve disputes.
Security
We protect information in transit with encryption (HTTPS), limit access to the people and systems that need it, hash passwords and sign-in codes, and rate-limit sign-in. No system is perfectly secure, so please use a strong, unique password and tell us right away at support@redsmartcorp.com if you think your account has been misused.
Your choices and rights
You can ask us to access, correct, export or delete personal information we hold about you, and you can withdraw a permission (such as a connected calendar or a sign-in provider) at any time. Depending on where you live, you may have additional rights under local law. Email support@redsmartcorp.com from the address on your account; we may need to confirm your identity before acting, and we will answer within a reasonable time. If your information is in the app because an organization or another person added it, we may refer your request to them, and we will help them respond.
We do not sell your information
We do not sell personal information, we do not share it for targeted advertising, and the app does not show ads or use advertising or analytics trackers.
Children
RedSmart One is not directed to children under 13, and we do not knowingly collect personal information from children under 13. If you believe a child under 13 has given us personal information, contact us and we will delete it.
Where information is processed
RedSmart is based in the United States. Our service providers may process information in the United States and in other countries where they operate. We share information with them only so they can provide their service to us.
Other disclosures
We may disclose information if the law requires it, to protect the rights, safety or property of our users, RedSmart or others, or as part of a merger, acquisition or sale of assets, in which case this policy will continue to apply to the information transferred.
Changes to this policy
We may update this policy as the app changes. We will change the date at the top, and if a change is significant we will tell you in the app or by email before it takes effect.
Contact
RedSmart Consultants LLC. For privacy questions or data requests, write to support@redsmartcorp.com.
Política de privacidad
Última actualización: 11 de octubre de 2026
Quiénes somos y qué cubre esta política
RedSmart Consultants LLC ("RedSmart" o "nosotros") desarrolla RedSmart One. RedSmart One es un solo lugar para trabajar en RedSmart Accounting y RedSmart Operations. Muestra a cada persona las organizaciones y los registros a los que ya tiene acceso en esas aplicaciones, y agrega herramientas compartidas como la captura de documentos y la configuración de flujos de aprobación. Esta política explica qué información personal maneja la aplicación, para qué, quién más la procesa y qué opciones tiene usted.
Si usa la aplicación a través de una organización (por ejemplo, su empleador o un cliente de RedSmart), esa organización controla los registros de negocio que pone en la aplicación, incluida la información sobre sus clientes, proveedores y empleados, y decide quién puede verlos. RedSmart procesa esos registros en nombre de la organización para prestar la aplicación. Las preguntas sobre esos registros conviene enviarlas a la organización; nosotros le ayudaremos a responder.
Información que recopilamos
Información de la cuenta
- RedSmart One no crea cuentas. Usted inicia sesión con su cuenta de RedSmart Accounting o de RedSmart Operations, así que One lee su nombre, correo, hash de contraseña, membresías y permisos desde esas aplicaciones.
- One guarda sus propios códigos de inicio de sesión (como hash) y contadores de intentos.
Registros de negocio
- One muestra los registros de Accounting y Operations que sus permisos permiten; las políticas de privacidad de Accounting y Operations describen esos registros. One los lee y no los modifica.
Captura de documentos y flujos de trabajo
- Donde la captura de documentos esté activada para su organización: los documentos que sube, los campos extraídos, sus confirmaciones y correcciones, y un historial de eventos de captura.
- Las políticas de aprobación y la configuración de flujos que define su organización, y quién las cambió.
Información técnica
- Su dirección IP, el tipo de navegador y la hora de las solicitudes, que nuestro proveedor de alojamiento registra para entregar y proteger la aplicación, y que usamos para límites de uso y registros de seguridad.
Cómo usamos la información
Usamos la información para:
- ofrecer las funciones de la aplicación y mantener sus datos disponibles para usted y las personas con quienes trabaja;
- iniciar su sesión, mantener seguras las cuentas, y detectar y detener el abuso y el fraude;
- extraer datos de los documentos que sube para la captura;
- enviar los correos que la aplicación necesita, como códigos de inicio de sesión, invitaciones y avisos sobre sus registros;
- atender solicitudes de soporte, corregir problemas y mejorar la aplicación;
- cumplir la ley y hacer cumplir nuestros términos.
- No usamos su información para publicidad y no la vendemos.
Inicio de sesión
Puede iniciar sesión con su correo electrónico y una contraseña (guardamos solo un hash seguro de la contraseña, nunca la contraseña misma), un código de un solo uso que le enviamos por correo (guardamos solo un hash del código, que vence a los diez minutos), Continuar con Google o Iniciar sesión con Apple. Solo pueden iniciar sesión las personas que ya tienen una cuenta de Accounting u Operations; el inicio de sesión con Google y con Apple funciona solo con un correo que tenga esa cuenta, así que una dirección de reenvío de "Ocultar mi correo" de Apple no puede iniciar sesión. El restablecimiento de contraseña se hace en Accounting u Operations. El inicio de sesión con contraseña y la solicitud de códigos están protegidos por Cloudflare Turnstile.
Para proteger las cuentas guardamos registros de seguridad de corta duración, como el número de intentos de inicio de sesión por correo y por dirección de red, y una cookie de sesión que mantiene su sesión iniciada.
Proveedores que procesan información
Usamos estas empresas para operar la aplicación. Procesan información en nuestro nombre, solo para prestar su servicio:
- Cloudflare, Inc. aloja la aplicación y guarda sus datos: ejecuta la aplicación, mantiene la base de datos, los documentos de captura subidos y la cola que los procesa y entrega cada página. Cloudflare también ejecuta la verificación humana Turnstile en los formularios de inicio de sesión para frenar el abuso automatizado.
- Resend envía los correos de la aplicación (códigos de inicio de sesión). Recibe la dirección de correo del destinatario y el contenido del mensaje.
- Google, si elige Continuar con Google: Google confirma su identidad y nos comparte su nombre y su correo electrónico. Nunca recibimos su contraseña de Google.
- Apple, si elige Iniciar sesión con Apple: Apple confirma su identidad y nos comparte su correo electrónico (y su nombre, si usted lo permite). Nunca recibimos la contraseña de su Apple ID.
- Anthropic, PBC proporciona el modelo de IA detrás de la captura de documentos, donde esté activada (el documento que sube se envía para extraer sus campos). Cuando usted usa esas funciones, el contenido correspondiente se envía a Anthropic para producir el resultado, y Anthropic lo trata conforme a sus términos comerciales para clientes empresariales. Los resultados de la IA son sugerencias: una persona los revisa antes de guardar algo.
Quién puede ver su información
- Usted ve solo las organizaciones y los registros que sus membresías y permisos en Accounting y Operations permiten.
- Los documentos de captura y la configuración de flujos son visibles para las personas de su organización autorizadas a usarlos.
- El personal de RedSmart accede a los datos solo cuando es necesario para dar el soporte que usted solicita, mantener la seguridad del servicio o cumplir obligaciones legales.
Cookies y almacenamiento en su dispositivo
- Una cookie de sesión mantiene su sesión iniciada y es necesaria para que la aplicación funcione. El inicio de sesión también usa cookies de corta duración para proteger el flujo de inicio de sesión con Google o Apple.
- Una cookie de idioma (rs_locale) y el almacenamiento local de su navegador recuerdan opciones como inglés o español y preferencias de visualización.
- Cloudflare Turnstile puede usar lo que necesite en su navegador para distinguir personas de bots en los formularios de inicio de sesión.
- No usamos cookies de publicidad ni de analítica. Como estas cookies son necesarias para que la aplicación funcione, no hay un aviso de cookies; puede borrarlas en su navegador, pero se cerrará su sesión.
Cuánto tiempo guardamos la información y cómo se elimina
- Su cuenta vive en Accounting u Operations y sigue sus plazos de conservación. Los documentos de captura y la configuración de flujos se conservan mientras su organización los use, hasta que se eliminen. Para eliminarlos, un administrador puede escribir a support@redsmartcorp.com.
- Los códigos de inicio de sesión vencen a los diez minutos, y los contadores de intentos se guardan solo por periodos cortos.
- La información eliminada puede quedar en copias de seguridad y registros por un tiempo limitado antes de sobrescribirse, y podemos conservarla más tiempo cuando la ley lo exija o para resolver disputas.
Seguridad
Protegemos la información en tránsito con cifrado (HTTPS), limitamos el acceso a las personas y sistemas que la necesitan, guardamos las contraseñas y los códigos de inicio de sesión como hash y limitamos los intentos de inicio de sesión. Ningún sistema es perfectamente seguro, así que use una contraseña fuerte y única, y avísenos de inmediato a support@redsmartcorp.com si cree que alguien usó su cuenta indebidamente.
Sus opciones y derechos
Puede pedirnos acceder, corregir, exportar o eliminar la información personal que tenemos sobre usted, y puede retirar un permiso (como un calendario conectado o un proveedor de inicio de sesión) en cualquier momento. Según dónde viva, la ley local puede darle derechos adicionales. Escriba a support@redsmartcorp.com desde el correo de su cuenta; es posible que necesitemos confirmar su identidad antes de actuar, y responderemos en un plazo razonable. Si su información está en la aplicación porque una organización u otra persona la agregó, podemos remitir su solicitud a ellos, y les ayudaremos a responder.
No vendemos su información
No vendemos información personal, no la compartimos para publicidad dirigida, y la aplicación no muestra anuncios ni usa rastreadores de publicidad o de analítica.
Niños
RedSmart One no está dirigida a menores de 13 años, y no recopilamos a sabiendas información personal de menores de 13 años. Si cree que un menor de 13 años nos dio información personal, contáctenos y la eliminaremos.
Dónde se procesa la información
RedSmart tiene su sede en los Estados Unidos. Nuestros proveedores pueden procesar información en los Estados Unidos y en otros países donde operan. Compartimos información con ellos solo para que nos presten su servicio.
Otras divulgaciones
Podemos divulgar información si la ley lo exige, para proteger los derechos, la seguridad o los bienes de nuestros usuarios, de RedSmart o de terceros, o como parte de una fusión, adquisición o venta de activos, en cuyo caso esta política seguirá aplicándose a la información transferida.
Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política a medida que cambie la aplicación. Cambiaremos la fecha de arriba y, si el cambio es importante, se lo diremos en la aplicación o por correo antes de que entre en vigor.
Contacto
RedSmart Consultants LLC. Para preguntas de privacidad o solicitudes sobre sus datos, escriba a support@redsmartcorp.com.
